Seit dem 1. Januar 2017 gelten die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) voll umfänglich.
Unternehmen, welche die Vorgaben der GoBD nicht erfüllen drohen hohe Kosten durch Strafen oder angeordnete Umsetzungsmaßnahmen.
Übergangsfrist ist abgelaufen
Bis zum 31.12.2016 galten noch Schon- und Übergangsfristen. Seit dem 1. Januar 2017 gilt die GoBD nun aber vollständig. Seit dem Stichtag sind unter anderem Wirtschaftsprüfer angehalten, nicht ordnungsgemäß archivierte Geschäftsunterlagen zu ahnden.
E-Mail-Archivierung ist unumgänglich
Die E-Mail Archivierung betrifft fast jedes Unternehmen, in welchem E-Mails genutzt werden.
Seit dem 01.01.2017 müssen elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unveränderbar und in dem Format in welchem Sie empfangen wurden aufbewahrt werden.
Es reicht nicht, die Dateien lediglich auf Festplatten, CDs oder anderen Speichermedien abzulegen oder Sie auszudrucken und in Papierform zu archivieren.
Da es sich nicht immer leicht beurteilen lässt, ob eine E-Mail steuerrelevante und zu archivierende Daten enthält, sollten im Idealfall alle ein- und ausgehenden E-Mails vollständig archiviert werden.
E-Mail-Archivierung für Unternehmen
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